بکاپ گیری از Outlook زمانی مفید است که بتوانید دادهٔ موردنیاز را از فایل خروجی بازیابی کنید. ساخته شدن یک فایل با پسوند PST به‌تنهایی نشان نمی‌دهد همهٔ ایمیل‌ها، پیوست‌ها و پوشه‌های حساب در آن هستند. پیش از تعویض رایانه یا انتقال ایمیل سازمانی، محدودهٔ داده و روش آزمون بازیابی را مشخص کنید.
پیش از بکاپ گیری از Outlook
نام حساب، پوشه‌های ضروری و قدیمی‌ترین تاریخ موردنیاز را یادداشت کنید. اگر چند حساب دارید، برای هرکدام خروجی مستقل و نام روشن انتخاب کنید. برای نمونه، نام فایل می‌تواند شامل نام کوتاه حساب و تاریخ تهیه باشد؛ نام عمومی backup.pst در میان چند نسخه به‌راحتی اشتباه می‌شود.
نسخهٔ کلاسیک ویندوز، Outlook جدید و نسخهٔ وب مسیر یکسان ندارند. این راهنما بر برنامهٔ ویندوز تمرکز دارد. برای یک بایگانی شامل تقویم و مخاطبان، قابلیت واقعی نسخهٔ نصب‌شده را بررسی کنید و صرفاً از روی وجود گزینهٔ Export نتیجه نگیرید که همهٔ انواع داده قابل استفاده‌اند.
خروجی PST در نسخهٔ کلاسیک
در راهنمای رسمی خروجی Outlook، مسیر کلی چنین است: File، سپس Open & Export و Import/Export. Export to a file و پس از آن Outlook Data File (.pst) را انتخاب کنید. حساب یا پوشهٔ هدف را مشخص و در صورت نیاز Include subfolders را فعال کنید. مسیر یک فایل تازه را بدهید و Finish را بزنید.
پیش از شروع، ایمیل‌های قدیمی موردنیاز باید در دسترس باشند. در حالت کش Exchange، خروجی به دادهٔ موجود در کش محدود می‌شود؛ تنظیم بازهٔ دریافت و پایان همگام‌سازی را بررسی کنید. فایل خروجی را ابتدا در یک مسیر محلی خارج از پوشهٔ همگام‌سازی زندهٔ OneDrive بسازید. خروجی گرفتن، نامه‌ها را از حساب حذف نمی‌کند و قواعد پیام یا تنظیمات همهٔ پوشه‌ها را نیز منتقل نمی‌کند.
بکاپ گیری از Outlook جدید
در نسخهٔ دارای این قابلیت، Settings و بخش Files، سپس Export را باز کنید؛ Get started آغاز انتخاب حساب و پوشه‌هاست. نام بخش ممکن است با به‌روزرسانی رابط تفاوت داشته باشد. اگر گزینه را نمی‌بینید، دستور نسخهٔ کلاسیک را در رابط وب جست‌وجو نکنید.
مستندات مایکروسافت دربارهٔ قابلیت‌های PST در حال تغییر هستند. برای بازیابی کامل داده‌های غیرایمیلی، نسخهٔ کلاسیک و آزمون عملی نتیجه انتخاب روشن‌تری است؛ وجود خروجی به معنی پشتیبانی برابر از نمایش، ورود و ویرایش همهٔ انواع داده در نسخهٔ جدید نیست.
رمز PST چه محدودیتی دارد؟
طبق توضیح رسمی رمز فایل Outlook، این رمز برای مقابله با تلاش عمدی و مخرب جهت دسترسی به اطلاعات طراحی نشده است. بنابراین عبارت «PST کاملاً امن» دقیق نیست. فایل می‌تواند متن قراردادها، نشانی‌ها و پیوست‌های محرمانه را در خود داشته باشد؛ آن را مانند صندوق ایمیل حساس نگهداری کنید.
حساب ویندوز مستقل، محل ذخیره با دسترسی محدود و در صورت نیاز فضای رمزگذاری‌شده اهمیت دارند. نسخهٔ سازمانی را بدون اجازه به حساب شخصی یا سرویس تبدیل فایل ناشناس نفرستید. رمز فایل را نیز کنار همان فایل در یک یادداشت عمومی قرار ندهید.
چطور خروجی را آزمایش کنیم؟
پس از پایان عملیات، فایل را با قابلیت Open Outlook Data File باز کنید؛ باز کردن PST با وارد کردن محتوای آن به صندوق اصلی فرق دارد. چند نامه از ابتدا، میانه و انتهای بازه، یک پیوست و پوشه‌های فرعی ضروری را بررسی کنید. حجم بزرگ فایل به‌تنهایی معیار کامل بودن نیست.
تاریخ تهیه، حساب مبدأ و نتیجهٔ آزمون را کنار فهرست نسخه‌ها ثبت کنید. تنها پس از اطمینان از بازیابی، دربارهٔ انتقال یا پاک‌سازی دادهٔ قدیمی تصمیم بگیرید. این فرایند دستی است؛ یک خروجی موفق، برنامهٔ خودکار و مداوم پشتیبان‌گیری ایجاد نمی‌کند.
مطالعهٔ مرتبط
بازبینی فنی: ۱۳ آبان ۱۴۰۵. تاریخ انتشار اولیه و نشانی قبلی حفظ شده‌اند.
