پاسخ خودکار ایمیل می‌تواند دریافت پیام یا زمان تقریبی رسیدگی را به فرستنده اطلاع دهد. این پاسخ به معنی خواندن انسانی یا حل درخواست نیست. برای تعطیلات یا نبود موقت، متن کوتاه و روش تماس جایگزینِ مجاز بنویسید؛ اطلاعات سفر، شمارهٔ شخصی یا جزئیات داخلی تیم را بی‌دلیل منتشر نکنید.
پیش از تنظیم چه چیزی را مشخص کنیم؟
صندوق درست، بازهٔ فعال‌بودن و تعهد واقعی پاسخ‌گویی را تعیین کنید. اگر پیام‌های اصلی باید نگهداری شوند، وجود صندوق یا مسیر دریافت معتبر را کنترل کنید. Autoresponder جای صندوق و سامانهٔ تیکت را نمی‌گیرد. برای آدرسی که چند نفر اداره می‌کنند، متن و زمان پایان را هماهنگ کنید تا پاسخ قدیمی پس از بازگشت تیم فعال نماند.
ساخت پاسخ خودکار ایمیل در cPanel
- در بخش Email وارد Autoresponders شوید و Add Autoresponder را انتخاب کنید.
- Character Set را برای متن فارسی روی utf-8 نگه دارید.
- در Interval فاصلهٔ پاسخ دوباره به همان فرستنده را بر حسب ساعت تعیین کنید.
- آدرس یا بخش پیش از @ و دامنه را مطابق فرم پر کنید؛ آدرس نهایی را دوباره بخوانید.
- نام فرستنده، موضوع و متن پاسخ را بنویسید. فقط اگر متن واقعاً HTML است گزینهٔ مربوط به HTML را فعال کنید.
- زمان شروع و پایان را انتخاب و سپس Create را بزنید.
Interval و زمان‌بندی چه تفاوتی دارند؟
Interval زمان انتظار پیش از اولین پاسخ نیست؛ فاصلهٔ پاسخ‌های بعدی به همان آدرس است. برای نمونه، با مقدار ۲۴، چند پیام از یک فرستنده در آن بازه نباید همگی پاسخ جدا بگیرند. مقدار صفر می‌تواند برای هر پیام پاسخ بفرستد و معمولاً انتخاب مناسبی برای نبود موقت نیست. Start و Stop تعیین می‌کنند پاسخ‌دهنده چه زمانی فعال باشد.
ساعت و منطقهٔ زمانی دستگاه و زمان ثبت‌شده را بررسی کنید. برای یک رویداد محدود، پایان مشخص بگذارید؛ Never یعنی توقف خودکار ندارید. در مستندات رسمی Autoresponders جزئیات فاصله، زمان‌بندی و ویرایش توضیح داده شده است.
نمونهٔ متن مناسب
پیام شما دریافت شد. تیم ما درخواست‌ها را در ساعات کاری بررسی می‌کند. اگر موضوع به سرویس فعال مربوط است، لطفاً شمارهٔ سرویس و شرح خطا را از مسیر تیکت پشتیبانی ارسال کنید. اطلاعات ورود یا رمز را در ایمیل نفرستید.
این نمونه را با فرایند واقعی کسب‌وکار هماهنگ کنید. زمان قطعی حل مشکل یا حضور دائمی تیم را بدون امکان انجام وعده ندهید. استفاده از متغیرهای فرستنده و موضوع اختیاری است؛ متن ثابت ساده اغلب کافی است.
آزمون و پایان کار
از یک صندوق بیرونیِ تحت کنترل خود پیام غیرحساس بفرستید. متن، نمایش فارسی، نام فرستنده و رسیدن اصل پیام به صندوق را بررسی کنید. آزمون دوم را با توجه به Interval تفسیر کنید؛ نرسیدن پاسخ تکراری ممکن است رفتار درست باشد. پس از پایان بازه، غیرفعال‌شدن پاسخ را کنترل کنید تا مشتری پیام قدیمی دریافت نکند.
راهنمای مرتبط
بازبینی فنی: ۲۷ مهر ۱۴۰۵. تاریخ انتشار اولیه و نشانی قبلی حفظ شده‌اند.
